Die besten DSGVO-konformen Cloud-Speicher für kleine Unternehmen

Wenn Du einen Cloud-Speicher für Dein kleines Unternehmen auswählst, reicht Verschlüsselung allein nicht aus. Du musst auch wissen, wo Deine Dateien gespeichert werden, was der Anbieter damit machen kann, wie der Zugriff kontrolliert wird und ob Dein Team die Plattform im Arbeitsalltag sicher nutzen kann. Die beste Lösung schützt Kundendokumente, interne Dateien und gemeinsam genutzte Arbeitsunterlagen, ohne die Zusammenarbeit unnötig kompliziert zu machen.

In diesem Leitfaden vergleichen wir Nextcloud, SecureCloud, kDrive, Proton Drive und Dropbox Business. Jeder Dienst verfolgt einen anderen Ansatz in Bezug auf Datenkontrolle, Verschlüsselung, Zusammenarbeit und Hosting. Welche Lösung am besten zu Dir passt, hängt letztendlich davon ab, was für Dein Unternehmen am wichtigsten ist.

DSGVO-konforme Cloud-Speicher im Überblick

Hier findest Du eine kurze Übersicht darüber, wofür sich die einzelnen Optionen am besten eignen.

Was bedeutet "DSGVO-konformer Cloud-Speicher“ wirklich?

Betrachte "DSGVO-freundlichen Cloud-Speicher" als eine gemeinsame Verantwortung. Dein Cloud-Anbieter kann Deine Dateien speichern und schützen. Dein Unternehmen entscheidet jedoch weiterhin, wer Zugriff erhält, warum personenbezogene Daten gespeichert werden und wann sie gelöscht werden sollen. Im Sinne der DSGVO ist Dein Unternehmen in der Regel der Verantwortliche und der Cloud-Anbieter der Auftragsverarbeiter.

Deshalb lohnt es sich, über Versprechen wie "verschlüsselt" oder "in der EU gehostet" hinauszuschauen. Prüfe, ob der Anbieter eine klare Data Processing Agreement (Auftragsverarbeitungsvertrag) anbietet, sinnvolle Zugriffskontrollen bereitstellt und transparent über die Unternehmen informiert, die an der Bereitstellung des Dienstes beteiligt sind. Diese Details schaffen eine bessere Grundlage für einen verantwortungsvollen Umgang Deines Teams mit Daten. Auch Deine eigenen Freigabegewohnheiten und internen Regeln spielen dabei eine wichtige Rolle.

Wie wir diese Cloud-Speicheroptionen bewertet haben

Für diesen Leitfaden haben wir uns nicht nur auf die üblichen Versprechen rund um Verschlüsselung und DSGVO-Konformität konzentriert. Wir haben verglichen, wo die einzelnen Dienste ihre Daten hosten und welche praktischen Kontrollmöglichkeiten sie kleinen Teams in Bezug auf Zugriff, Freigabe und Verwaltung bieten.

Wir haben auch den Arbeitsalltag berücksichtigt. Eine Cloud-Plattform kann auf dem Papier überzeugend aussehen, aber einem kleinen Team trotzdem zusätzliche Arbeit bereiten. Außerdem haben wir die Collaboration-Funktionen und Datenschutzansätze der einzelnen Optionen verglichen und, sofern relevant, auch Einrichtung und laufende Wartung berücksichtigt.

Unser Ziel ist es nicht, einen einzigen "perfekten" Anbieter zu finden. Wir möchten Dir dabei helfen, die Lösung zu finden, die wirklich zur Arbeitsweise Deines Unternehmens passt.

Nextcloud

Das Wichtigste, was Du über Nextcloud wissen solltest: Nextcloud ist kein Cloud-Speicheranbieter im herkömmlichen Sinne. Es handelt sich um eine Software, die auf Deinem eigenen Server gehostet oder von einem Managed-Hosting-Anbieter betrieben werden kann. Dadurch hast Du mehr Kontrolle darüber, wo Deine Dateien gespeichert werden und wie das System eingerichtet ist. Nextcloud vereint außerdem File Sharing, Dokumentenbearbeitung, Videoanrufe, Chat, E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgabenverwaltung in einem einzigen Workspace.

Diese Freiheit ist praktisch, bringt aber auch eine wichtige Frage mit sich: Wer kümmert sich um den Server? Wenn Du Nextcloud selbst hostest, muss sich jemand um Updates, Sicherheitspatches, Backups, Monitoring und die Wiederherstellung kümmern, wenn etwas schiefgeht. Self-Hosting ist sinnvoll, wenn ein qualifizierter IT-Administrator die Zeit und Verantwortung hat, das System ordnungsgemäß zu verwalten.

Deshalb ist Managed Nextcloud für kleine Unternehmen oft die sinnvollere Option. Mit einem vollständig verwalteten Service wie CloudBased Backup verwaltet Dein Team Ordner, Benutzer, Berechtigungen und Freigabeeinstellungen direkt über Nextcloud, während wir uns im Hintergrund um die Infrastruktur, Updates, Wartung und Sicherheitsmaßnahmen kümmern. So erhältst Du die Kontrolle einer Private Cloud, ohne dass Dein Unternehmen eine eigene IT-Abteilung aufbauen muss.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Kontrolle haben möchten, ohne an eine Public Cloud gebunden zu sein.

SecureCloud

Wenn es für Dich besonders wichtig ist, Unternehmensdaten in Deutschland zu speichern, ist SecureCloud eine Option, die Du in Betracht ziehen solltest. SecureCloud gibt an, ein deutsches Unternehmen ohne US-amerikanische Muttergesellschaft zu sein und Kundendaten ausschließlich in deutschen Rechenzentren zu speichern. Für eine Unternehmensberatung, ein Finanzdienstleistungsunternehmen oder eine professionelle Praxis kann das die Frage nach dem Speicherort der Daten deutlich einfacher machen.

SecureCloud ist nicht nur ein Ort, an dem Du Dateien hochladen kannst. Teams können Dokumente teilen, Berechtigungen festlegen, zeitlich begrenzte Links erstellen und frühere Versionen mithilfe von Snapshots wiederherstellen. Mit der SecureWork-Funktion können Kollegen außerdem Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt im Browser bearbeiten. Das ist besonders praktisch, wenn ein kleines Team mit Kunden, Lieferanten oder externen Beratern zusammenarbeiten muss, ohne Dokumente ständig per E-Mail hin- und herschicken zu müssen.

Zusätzlich zu diesen Freigabekontrollen ist SecureCloud nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und nach BSI C5 testiert. Das sind gute Anzeichen dafür, dass Sicherheit einen hohen Stellenwert hat. Dennoch kann kein Anbieter die DSGVO-Konformität für Dein Unternehmen übernehmen. Du musst selbst entscheiden, wer auf Dateien zugreifen darf, wie Dokumente geteilt werden und ob die Data Processing Agreement zu den personenbezogenen Daten passt, die Du speicherst.

Am besten geeignet für: Teams, die eine deutsche Business Cloud suchen.

kDrive

Wenn Du Deine Unternehmensdateien lieber in der Schweiz speichern möchtest, lohnt sich ein Blick auf kDrive. Der Dienst wird von Infomaniak, einem Schweizer Unternehmen, entwickelt und gehostet. Deine Daten bleiben in dessen Schweizer Rechenzentren. Infomaniak gibt außerdem an, Kundendaten weder weiterzuverkaufen noch zu analysieren. Das ist beruhigend, wenn Datenschutz für Dein Unternehmen eine wichtige Rolle spielt.

kDrive bietet kleinen Teams mehr als nur einen gemeinsamen Ordner. Du kannst Dateien in gemeinsamen Bereichen organisieren, kontrollieren, wer darauf zugreifen darf, passwortgeschützte Links versenden und Drop Boxes nutzen, um Dateien von Kunden oder Lieferanten zu sammeln. Außerdem unterstützt der Dienst die Online-Dokumentenbearbeitung über OnlyOffice. Mit kDrive Pro und ausgewählten kSuite-Tarifen kann Dein Team Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien auch direkt im Browser bearbeiten.

Zusätzlich gibt es ein nützliches Sicherheitsnetz. Infomaniak repliziert jede Datei auf drei physischen Speichergeräten in zwei Schweizer Rechenzentren. Bei Bedarf kannst Du außerdem eine frühere Version eines Dokuments wiederherstellen. Denke jedoch daran, dass die Schweiz nicht zur EU gehört. Bevor Du Dich für kDrive entscheidest, solltest Du prüfen, ob das Hosting von Daten in der Schweiz den Anforderungen Deiner Kunden und Deines Unternehmens entspricht.

Am besten geeignet für: Teams, die einen in der Schweiz gehosteten Cloud-Speicher mit integrierten Collaboration-Tools suchen.

Proton Drive

Proton Drive eignet sich gut, wenn der Schutz Deiner Dateien für Dich oberste Priorität hat. Der Dienst verwendet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass nur die Personen, die Du auswählst, die gespeicherten oder geteilten Dateien öffnen können. Proton gibt an, selbst keinen Zugriff auf die Inhalte dieser Dateien zu haben. Das Unternehmen hat seinen Sitz in der Schweiz. Daher kann es für Unternehmen eine bessere Wahl sein, die sensible Informationen lieber nicht bei einem US-amerikanischen Cloud-Anbieter speichern möchten.

Trotzdem erhältst Du die Tools, die ein kleines Team für die Zusammenarbeit benötigt. Du kannst Dateien und Ordner per Link oder E-Mail teilen, Passwörter und Ablaufdaten hinzufügen und den Zugriff widerrufen, sobald ein Projekt abgeschlossen ist. Dein Team kann außerdem gemeinsam in Proton Docs und Proton Sheets arbeiten. Administratoren können Konten, Berechtigungen, Speicherplatz und Sicherheitseinstellungen über ein einziges Dashboard verwalten.

Proton Drive erfüllt die Sicherheitsstandards ISO 27001 und SOC 2 Type II. Damit ist es eine solide Option für Unternehmen, die mit vertraulichen Dateien arbeiten.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Ende-zu-Ende-verschlüsselten Cloud-Speicher und einen stärkeren Datenschutz wünschen.

Dropbox Business

Dropbox Business ist eine sinnvolle Wahl für Teams, die bereits mit Dropbox vertraut sind. Der Dienst bietet Dir einen zentralen Ort, an dem Du Dateien speichern und teilen, große Dateien versenden, PDFs bearbeiten und eSignatures anfordern kannst. Für eine Kreativagentur, eine Unternehmensberatung oder ein Team mit direktem Kundenkontakt kann das die tägliche Projektarbeit deutlich erleichtern.

Dein Administrator kann Team-Ordner erstellen, externe Freigaben kontrollieren, Geräte genehmigen und Aktivitätsberichte einsehen. Du kannst außerdem gemeinsame Dateien mit Passwörtern schützen und gelöschte Dateien wiederherstellen, falls jemand versehentlich etwas entfernt. Diese Funktionen sind besonders hilfreich, wenn mehrere Teammitglieder mit denselben Kundendateien arbeiten.

Für die DSGVO stellt Dropbox eine Data Processing Agreement für seine Team-Tarife bereit. Trotzdem solltest Du die Details zum Speicherort der Daten prüfen, bevor Du Dich anmeldest. Dropbox kann die ruhenden Dateidaten berechtigter Teams auf EU-Server übertragen. Wenn Dein Unternehmen strenge Anforderungen an den Speicherort der Daten hat, solltest Du vor der Auswahl eines Tarifs genau bestätigen, welche Daten davon abgedeckt sind.

Am besten geeignet für: Teams, die vertrautes File Sharing, einfache Admin-Kontrollen und Tools für digitale Dokumentenunterschriften suchen.

Welche DSGVO-konforme Cloud-Speicherlösung ist die richtige für Dein Unternehmen?

Es gibt nicht die eine beste Lösung für jedes kleine Unternehmen. Die richtige Wahl hängt davon ab, wo Deine Daten gespeichert werden müssen und wie viel Kontrolle Du darüber haben möchtest. Wenn deutsches Hosting für Dich am wichtigsten ist, könnten SecureCloud oder Managed Nextcloud besser geeignet sein. Wenn die Schweiz für Dein Unternehmen infrage kommt, ist kDrive eine weitere starke Option.

Proton Drive ist eine Überlegung wert, wenn Datenschutz Deine größte Sorge ist. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist besonders nützlich, wenn Du vertrauliche Kunden- oder Unternehmensdateien verwaltest. Dropbox Business kann für ein Team geeignet sein, das Dropbox bereits nutzt und vertraute Sharing-Tools, Admin-Kontrollen und eSignatures möchte.

Bevor Du alle Deine Daten zu einem neuen Cloud-Dienst verschiebst, solltest Du ihn zunächst mit einem echten Projekt testen. Prüfe die Data Processing Agreement, bestätige, wo Deine Daten gehostet werden, und stelle sicher, dass Dein Team versteht, wer auf Dateien zugreifen und diese teilen darf.